O quão preciso é o PrintSpy?
PrintSpy Corp
Relatórios de Auditoria da Impressão
O PrintSpy Corp apresenta relatórios de auditoria de impressão detalhados, com informações como PC de origem, usuário, nome do documento e outros atributos. Estes dados são registrados observando o documento impresso no spool do sistema operacional, não em informações do equipamento. Quando o centro de custo é vinculado ao usuário, os relatórios por centro de custo utilizam esses mesmos dados.
Esses relatórios estão sujeitos à apresentação de quantidades totais discrepantes em relação ao contador físico da impressora. Essas discrepâncias ocorrem porque:
- Pode haver impressão, fotocópia ou página de configuração extraídas diretamente no hardware sem que passe pelo spool onde o produto está monitorando, especialmente se a função de identificação de fotocópias não estiver configurada;
- Podem ocorrer situações onde o serviço do produto foi temporariamente desativado ou o agente de contabilização não foi instalado em um PC com acesso direto ao hardware;
- Pode ocorrer a não identificação da linguagem da impressora utilizada no documento, pela versão do produto em utilização;
- Impressoras que contam o verso da página em branco em documentos impressos em frente-verso.
Estas situações excepcionais podem afetar o registro de quantidades, geralmente produzindo um total de impressões levemente menor nos relatórios de auditoria, em relação à variação do contador físico da impressora.
Além disto, pode ocorrer o registro de quantidades a mais caso a impressão seja cancelada pelo usuário na frente da impressora, após já ter sido contabilizado, pois o PrintSpy Corp registra os dados antes da impressão ser enviada para a impressora. Neste caso em particular, o aplicativo possui configurações específicas que podem ser ativadas para mitigar este tipo de situação (v. abaixo).
Em um ambiente estável e corretamente configurado é observada uma margem de erro de no máximo 5%. Se forem observadas variações superiores a essa, e as fotocópias não forem relevantes ou estejam sendo identificadas, sugerimos aplicar as medidas de ampliação da precisão sugeridas no link abaixo, ou entrar em contato conosco.
Como aumentar a precisão de relatórios de auditoria no PrintSpy Corp
Exemplo de relatório de auditoria detalhado
Relatórios de Faturamento
Os relatórios de Faturamento no PrintSpy Corp são gerados com base:
- No contador físico da impressora, para impressoras de rede;
- Na auditoria do documento impresso, para impressoras USB;
Dessa forma, a produção apresentada para impressoras de rede é totalmente fidedigna ao contador físico da máquina, envolvendo tanto fotocópias quanto impressões, considerando o horário de leitura registrado no relatório.
Quando as impressoras são instaladas no servidor onde está também o PrintSpy Corp, apontando para uma porta Standard TCP/IP, o produto tenta ler o contador físico a cada 30 minutos. Do contrário, ele depende do envio de dados do agente de contabilização local, quando ele observa uma impressão. De qualquer modo, a produção do período solicitado sempre considera o último momento de leitura anterior. Portanto, não há perda de quantidades. Esse relatório apresenta a produção separada em Preto e Branco e Colorido e destaca também a produção em A3.
Se for atribuído um centro de custo para cada impressora de rede, o relatório Faturamento por centro de custo da impressora apresentará um rateio preciso da produção atual do ambiente. Para este relatório em particular, o centro de custo e o preço/página configurados atualmente na impressora são sempre utilizados. Isso é viável quando as impressoras são departamentais. Esse relatório também demonstra quando o equipamento muda de fila de impressão, caracterizando assim uma mudança de local/centro de custo.
Para impressoras USB, as mesmas limitações descritas para relatórios de auditoria, no tópico anterior, são aplicáveis.
Exemplo de relatório de Faturamento por centro de custo da impressora
PrintSpy Hdw
A exibição no PrintSpy Hdw apresenta o último contador físico da impressora, envolvendo tanto fotocópia quanto impressões. Apenas impressoras de rede são suportadas e as informações são portanto fidedignas ao que é registrado no equipamento. O coletor envia dados das impressoras a cada 30 minutos.